6 vinkkiä asiantuntijoiden johtamiseen kriisiaikana

Koronapandemialla on ollut isoja vaikutuksia yritysten liiketoimintaan ja henkilöstöön, työn tekemisen tapoihin sekä johtamiseen. Muutos on ollut nopeaa ja vaatinut ketterää reagointia muuttuvissa asiakas- ja työtilanteissa.

Meillä Grant Thorntonilla pandemia yllätti keskellä vuoden kiireisintä aikaa. Jouduimme tekemään todella nopeasti jonkin asteisen digiloikan työskentelytavoissamme, kun iso osa henkilöstöstämme kuten myös asiakkaistammekin siirtyi etätöihin. Perinteisesti meillä on suosittu toimistolla työskentelyä ja kasvokkain tapaamisia, vaikka toki etätöitäkin on tehty. Samalla on herännyt paljon kysymyksiä ja tehty nopeita ratkaisuja siitä, miten tuetaan tehokasta työskentelyä ja vastataan asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin, huolehditaan henkilöstön hyvinvoinnista ja turvallisuudesta ja tuetaan yhteisöllisyyttä aikana, jolloin emme tapaa juurikaan kasvokkain.

Periaatteita ja toimintatapoja, jotka me olemme kokeneet toimiviksi tässä tilanteessa:

• Laita ihmiset etusijalle – Pidä hyvää huolta henkilöstöstä ja heidän turvallisuudestaan. Huolehdi samalla myös asiakkaista ja kuuntele heidän tarpeitaan herkällä korvalla. Tässä avainasemassa on aktiivinen yhteydenpito, tiedottaminen, hyvä ohjeistus terveys- ja turvallisuusasioista sekä esimiestyö.
• Viesti avoimesti ja säännöllisesti eri kanavia hyödyntäen – kriisitilanteessa viestintä on tärkeässä roolissa. Pidä niin henkilöstö kuin asiakkaat ja muut sidosryhmät ajan tasalla. Sisäisen viestinnän osalta kannattaa mieluummin tiedottaa liian paljon kuin liian vähän.
• Varmista (etä)työn sujuvuus – Tällaisessa tilanteessa on erityisen tärkeää, että kaikilla on selkeät tavoitteet, mahdollisuus keskittyä olennaiseen, työkalut tukevat tehokasta työskentelyä, tiedon jakamista ja yhteydenpitoa niin kollegoihin kuin asiakkaisiinkin päin.
• Huolehdi henkilöstön hyvinvoinnista ja jaksamisesta – meneillään oleva kriisitilanne aiheuttaa monenlaisia ylimääräisiä kuormitustekijöitä. Kuuntele työntekijöitä herkällä korvalla. kysele säännöllisesti kuulumisia ja kartoita tilannetta esim. pulssikyselyillä tai jututtamalla työntekijöitä. Auta työntekijöitä huolehtimaan hyvinvoinnistaan ja ergonomiastaan ja kerro, mistä saa tarvittaessa apua ja tukea. Tärkeää on myös pitää yllä työn merkityksellisyyden tunnetta linkittämällä organisaation perustehtävä ja jokaisen työ isompaan kuvaan ja esim. siihen, miten asiakkaita pystytään tukemaan tässä vaikeassa tilanteessa.
• Kannusta oppimiseen ja jatkuvaan kehittämiseen – Henkilöstön kehittäminen ei saisi kokonaan pysähtyä tällaisena aikana, vaan itse asiassa uuden oppimisesta on tullut entistä tärkeämpää! Kannusta henkilöstöä jatkuvaan oppimiseen ja osaamisen jakamiseen ja ohjaa heitä virtuaalisten oppimismahdollisuuksien pariin. Toteuta jo suunnitellut sisäiset koulutukset etätoteutuksina, jos mahdollista.
• Tue yhteisöllisyyttä – Yhteisöllisyyden tunteen ylläpito ja kollegiaalinen tuki on tärkeää silloin, kun työskennellään pitkään erillään eikä kohdata työkavereita kasvokkain mahdollisesti useisiin kuukausiin. Tue yhteydenpitoa ja luomalla yhteisiä kanavia muodolliseen ja epämuodollisempaan vuorovaikutukseen ja keskusteluun, järjestä virtuaalikahvitaukoja ja muita yhteisiä tapaamisia verkon välityksellä ja kannusta myös spontaaniin yhteydenpitoon ja toinen toisesta välittämiseen.

Uskon, että monessa organisaatiossa on opittu paljon tämän kriisin seurauksena – niin myös meillä. Olemme huomanneet, että valmiiksi hyvä työilmapiiri, yhteistyöhenki ja henkilöstön sitoutuneisuus kannattelee pitkälle. Sen lisäksi on uskallettava luottaa ja antaa vastuuta kaikilla organisaatiotasoilla – toki unohtamatta säännöllistä viestintää ja yhteydenpitoa. Vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä tukemaan olemme kehittäneet erilaisia keskustelufoorumeita sekä ottaneet käyttöön mm. virtuaalisen taukoliikuntasovelluksen, Olemme pyrkineet huomioimaan yksilöllisiä tilanteita ja tukemaan työhyvinvointia tarjoamalla tukea, joustoja ja hyvinvointivinkkejä, mutta tilanne kieltämättä haastaa mm. meille tärkeää perheystävällisyyttä, kun monella työntekijällä koti- ja työasiat sekoittuvat ihan uudella tavalla.

Olennaista tässä tilanteessa on sekä esimiestyö että itsensä johtaminen. Kriisitilanteessa ja kiireessä nämä asiat voivat kuitenkin jäädä taka-alalle välittömien työ- ja kotiasioiden hoitamisen viedessä kaiken huomion. Monessa organisaatiossa olisikin hyvä tehdä jonkinlaista ”välitilinpäätöstä” tämän kriisin jälkeen ja pohtia ensinnäkin sitä, miten ihmisten johtamisessa onnistuttiin ja sen lisäksi meidän jokaisen olisi tärkeää reflektoida, mitä minä opin itsestäni ja miten onnistuin itseni johtamisessa.

Toivottavasti monet opit ja hyväksi koetut uudenlaiset työskentelytavat siirtyvät myös pandemian jälkeiseen aikaan ja tulemme tästä kriisistä ulos entistä vahvempina. Kriiseissä yrityksen arvot ja henkilöstön sitoutuminen joutuvat testiin ja täytyy sanoa, että olen erittäin ylpeä, miten ketterästi henkilöstömme on omaksunut uusia työskentelytapoja, sopeutunut tilanteeseen ja tehnyt erinomaista työtä asiakkaidemme hyväksi välillä hankalissakin etätyöskentely- ja perheolosuhteissa.