Ensimmäiset askeleet kohti ESRS:n käyttöönottoa – Tiekartta onnistumiseen

Tämän tekstin tarkoitus on tarjota käytännön vinkkejä ja esimerkkivaiheita ESRS:n käyttöönottoa varten laaditun tiekartan avulla, jotta prosessi sujuisi mahdollisimman tehokkaasti ja tuottaisi oikeaa lisäarvoa yritykselle. Koska ESRS-raportille ei  ole täysin standardisoitua muotoa tai ohjeistusta toistaiseksi, esimerkkejä ja  raportointivaatimuksia voidaan soveltaa yrityksen tarpeiden, odotusten ja toimintaympäristön mukaan.  

 
1. Sidosryhmien sitouttaminen ja yhteistyön rakentaminen

Käyttöönoton aloittamiseksi on tärkeää saada olennaiset sidosryhmät mukaan keskustelemaan ESRS:stä ja sen hyödyistä yhtiölle. Yhteistyö on ratkaisevassa asemassa, sillä se yhdistää erilaisia näkökulmia, mikä tuo lisäarvoa projektin eri osa-alueille ja päätöksenteolle. Yrityksiä kannustetaan keräämään ESRS työryhmä kokoon ja järjestämään työpajoja sekä muita vuorovaikutteisia tilaisuuksia, joissa ESRS:n implementaatioprosessille saadaan selkeä yhteinen suunta ja lähestymistapa. 

Ainakin talousjohtaja ja johtoryhmän jäseniä tulisi olla mukana heti alusta asti projektissa, sillä heillä on yleisesti laaja käsitys markkinoista, raportoimisesta ja etenkin päätöksenteosta. Muita suositeltavia tiiminjäseniä ovat hallituksen jäsenet, ESG:n vastuuhenkilö, talous- ja markkinointipäälliköt sekä HR. Lisäksi yritys voi pohtia ulkopuolisen konsultin tai KRT:n (kestävyysraportointitarkastajan) mukaan ottamista projektin alkuvaiheessa projektinhallintaan ja toteutusta varten. 

2. ESRS:n vaatimuksiin perehtyminen

Seuraavaksi on perehdyttävä ESRS:n vaatimuksiin ja raportointisuosituksiin. Ymmärrys ESRS:n perustasta auttaa hahmottamaan, miten raportoivan yrityksen liiketoiminta, tuote- ja palveluvalikoima sekä ympäristövaikutukset liittyvät ESRS:ään ja mitkä ovat yrityksen olennaiset raportoitavat aihealueet. On tärkeää tiedostaa, että jokaista nippelitietoa ei tarvitse raportoida heti ensimmäisessä raportissa, vaan tärkeintä on saada ESRS sovellettua olennaisiin alueisiin yrityksen omassa kontekstissa, ja vuosi vuodelta parantaa raportin sisältöä kokemuksen myötä.

3. Kaksoisolennaisuuden analysointi: ESG-riskit ja mahdollisuudet

Kaksoisolennaisuusarvioinnin suorittamisessa on jälleen tärkeää keskustella olennaisten sidosryhmien kanssa ja löytää tekijät, joilla on merkittävä vaikutus yritykseen, sekä tekijät, joilla yritys vaikuttaa merkittävästi muuhun ympäristöönsä. 

Tätä varten voidaan ottaa seuraavat askeleet:

1. Tunnista ESG riskit ja mahdollisuudet, joilla voi olla pitkäaikaisia vaikutuksia à mitä riskejä ja mahdollisuuksia yhtiön nykyinen toiminta ja siirtyminen kestävämpiin toimintoihin voi tuoda mukanaan? Arvio voi olla kvalitatiivinen tai kvantitatiivinen. Työkaluina voidaan käyttää mm. yrityksen sisäisiä suoritustietoja ja ennusteita, sekä ulkopuolisia aineistoja. Arviota varten voi vastata seuraaviin kysymyksiin: 1) Millä osa-alueille arvoketjussamme on suurin vaikutus ympäristöömme? 2) Mitä sellaisia asioita ympäristössämme on ja tapahtuu, joilla voisi olla vaikutusta yritykseemme? 3) Jos yrityksemme ei huomioisi tiettyjä ESRS:n aihealueita raportoinnissa ja toiminnassamme, mitä haittavaikutuksia näistä voisi syntyä? 
2. Pohdi taloudellisia vaikutuksia, joita voisi aiheutua yritykselle, kun yritys pyrkii sopeutumaan uusiin kestävyysvaatimuksiin. Mitkä osa-alueet voisivat tuottaa lisää kustannuksia tulevaisuudessa, ja mitkä taas voisivat tuottaa tulevaisuudessa enemmän kassavirtaa?
3. Riskeistä ja mahdollisuuksista voi lopuksi tehdä esimerkiksi matriisin, johon asetetaan yrityksen ja ympäristön vaikutukset olennaisuusjärjestykseen.

Kuva: esimerkki kaksinkertaisen olennaisuuden matriisista riskien näkökulmasta

Jos jokin olennainen E, S tai G osa-alueiden tekijä (data point) jätetään yrityksen raportoitavien aiheiden ulkopuolelle, tästä tulisi kuitenkin mainita, miksi se ei ole olennainen tekijä juuri kyseiselle yritykselle. Esimerkiksi, jos yrityksen liiketoiminta perustuu enemmän sellaisiin palveluihin, jotka eivät merkittävästi vaikuta ympäristöön, voi yritys perustella tällä ympäristönäkökulmien vähäisempää raportointia. Avoin perustelu auttaa sidosryhmiä ymmärtämään yrityksen vastuullisuusvalintoja ja tehostaa raportin läpinäkyvyyttä.

4. Nykytilan ja kehityskohteiden arviointi kuiluanalyysin avulla

Kun ESRS:n sisällöstä ja kaksoisolennaisuusarvioinnista on saatu parempi käsitys, voidaan tehdä analyysi siitä, mitä aiheita raportoiva yritys on jo mahdollisesti käsitellyt ja jakanut sidosryhmilleen ESRS:ään liittyen. Toisaalta voidaan myös tarkastella, mitkä ovat olennaiset aihealueet, joista ei ole vielä raportoitu. Tällainen kuiluanalyysi auttaa hahmottamaan paremmin yrityksen nykyisen raportointitilanteen sekä sen, kuinka paljon ja missä aiheissa on vielä ponnisteltavaa yltääkseen ESRS:n vaatimusten tasolle.

5. Tavoitteiden asettaminen projektille

Kun olennaiset vaikutukset on tunnistettu, voidaan asettaa konkreettiset tavoitteet projektille: 1) Mistä aiheista ja kuinka laajasti aiotaan raportoida ESRS:n osa-alueista, 2) millä kokoonpanolla ja aikataululla raportti tulisi saada valmiiksi, ja 3) mitkä ovat ne konkreettiset tavoitteet, jotka pyritään toteuttamaan ja tuomaan esille lopullisessa raportissa.

6. Tiedonkeruu ja Työkalut

Kaikkea tietoa ei ole valmiina saatavilla, ja siksi on löydettävä parhaat työvälineet tiedonkeruuseen. Muun muassa kyselyt, haastattelut sekä ulkopuoliset analyysit ja ennusteet voivat auttaa hahmottamaan tarkemmin eri ESRS-osa-alueiden vaatimuksia, odotuksia ja raportointisisältöä.

7. Kestävyysraportointitarkastajan rooli ESRS-raportoinnissa

Kestävyysraportointitarkastajan kannattaa ottaa mukaan ESRS-raportointiprojektiin mukaan jo varhain. KRT on ajan tasalla olemassa olevista raportointivaatimuksista, ja voi olla mukana ohjaamassa miten ESRS-raporttia tulisi esittää standardien mukaisesti. Tämä tuo mukaan luotettavuutta ja varmuutta projektiin. Etenkin hankalampiin aiheisiin kuten päästölaskelmien tarkastukseen ja EU taksonomian noudattamiseen kannattaa saada varmennusta ja tukea jo raportin kokoamisvaiheessa.

8. Raportin kokoonpano, esitystapa ja varmentaminen

Viimeisenä vaiheena on raportin kokoonpano. Raportista on tultava esiin yleiset tiedot ESRS:n liittyen (ESRS 2), ympäristötiedot (ESRS E1-5), sosiaaliset tiedot (ESRS S1-4) sekä hallintotiedot (ESRS G1). Raportoinnin tulee olla selkeä, vertailukelpoinen ja todenmukainen. Tähän voi tuoda varmuutta kestävyysraportointitarkastajan lopullisen varmennuksen myötä. KRT:n suorittama varmennus kestävyysraportille on pakollinen osa CSRD-lainsäädännön vaatimusten täyttämistä. 

ESRS-raportointi elää vuosi vuodelta - kokemuksen myötä yritysten laatiman raportin laatu paranee samalla, kun myös yleiset ESRS ohjeistukset selkenevät ja vaatimukset kasvavat. Siksi on tärkeää jatkuvasti tunnistaa uusia kehityskohteita seuraamalla ESRS:ään liittyviä uutisia ja keräämällä palautteita sidosryhmiltä. Myös kilpailijoiden raportointia kannattaa seurata, sillä se antaa osviittaa siitä, millä tasolla vastaavat yritykset ovat raportoineet vastuullisuusasioistaan ja millaisia parannuksia he ovat tehneet. Tällä vertailulla voidaan varmistaa, että oman yrityksen raportointi ja läpinäkyvyys pysyvät mukana kehityksessä. 

Yksi tärkeimmistä tekijöistä, joka vaikuttaa raportoitavaan sisältöön on myös yrityksen oma motivaatio ja ymmärrys ESRS-raportoinnin merkityksellisyydestä. ESRS ei ole vain yksi monen muun pakollisen raportoitavan aiheen joukosta. Kyseessä on myös strateginen valttikortti, jolla on mahdollisuus vetää puoleensa uusia mahdollisuuksia, kuten uusia sidosryhmiä sekä tuottoisampia ja vastuullisempia liiketoimintamalleja, joilla on positiivinen vaikutus myös ympäristöömme ja yhteiskuntaamme.