Sopiva ohjelmisto onnistuneen kestävyysraportoinnin avaimena

Kestävyysraportoinnin monimutkaisuus on kasvanut, kun sääntelyvaatimukset lisääntyvät. Muun muassa siksi on tärkeää pohtia työkaluja, joilla kestävyysraportoinnin voi parhaiten toteuttaa. Kestävyysraportointi myös sisältää järjestelmällisen tiedon jakamisen yrityksen ESG-suoriutumisesta sidosryhmille, ja sidosryhmät perustavat jatkossa päätöksiään tuohon raportointiin.

Näkisin, että jos yhtiö tai konserni aikoo jatkaa kestävyysraportointia enemmän kuin yksi tai kaksi vuotta, tulisi raportoitavien ja muiden ESG-tietojen kerääminen järjestää rakenteisen ja kehittyneen sovelluksen avulla. Tiedon tallentaminen rakenteisesti ja mahdolliset ajassa tapahtuvat henkilövaihdokset raportointitiimeissä puoltavat dedikoidun sovelluksen hankintaa.

Kestävyysraportointiohjelmiston käytön edut

• Raportoinnin säännönmukaisuus: Automaattiset päivitykset ja sisäänrakennetut viitekehykset varmistavat sääntöjen noudattamisen.
• Keskitettyjen tietojen hyödyntäminen: Nämä alustat keräävät tietoa useista lähteistä ja yhdistävät ne yhdeksi kokonaisuudeksi.
• Raportoinnin ja prosessien läpinäkyvyys: Ohjelmiston käyttö vähentää manuaalisen virheen mahdollisuutta ja parantaa raportoidun tiedon luotettavuutta.
• Aukottoman kirjausketjun (audit trail) todennettavuuden mahdollistaminen.
• Prosessin vahvistaminen edesauttaen riskienhallintaa useasta kulmasta: Sovellus tarjoaa reaaliaikaisia näkemyksiä ESG-suoriutumisesta, mikä mahdollistaa ennakoivat parannukset.
• Ajan ja resurssien säästäminen: Yrityksillä on mahdollisuus keskittyä strategiaansa.

Kävin kesän ja syksyn aikana läpi kymmenkunta demoa eri ESG-sovelluksista ja kerron nyt vinkkini sovelluksen valintaan. Vaihtoehtoja on jo useita erikokoisille raportoijille.

Raportointityökalu kannattaa valita oman yrityksen tarpeisiin

ESG-sovelluksista on tarjontaa jo melko paljon, ja erilaisiin tarpeisiin on olemassa eri kokoluokan sovelluksia. Suuryhtiöt painivat resurssiensa kanssa hieman eri sarjassa kuin pienemmän kokoluokan raportoijat, ja markkinoilla on tällä hetkellä enemmän vaihtoehtoja suuryhtiöille.

Ensimmäisessä aallossa ESRS:n (European Sustainability Reporting Standards) mukaisesti toimivat kestävyysraportoijat ovat jo tehneet valinnat raportointi- ja datankeräyssovellusten suhteen, ja ensimmäisiä standardien mukaan toteutettuja raportteja aletaan vaaditusti julkaista vuoden 2025 alussa.

Suurimmat softatoimittajat tarjoavat jo melko kokonaisvaltaisia raportointityökaluja. On enemmän sääntö kuin poikkeus, että toimittajilla on työkaluissaan optiot eri raportointiviitekehysten käyttämiseen. Datan kerääminen ja raportointi mahdollistetaan siis ESRS-viitekehyksen lisäksi joidenkin muidenkin kehysten vaatimalle raportoinnille. Suuri osa yhtiöistä ei tällä hetkellä tarvitse kaikkia viitekehyksiä, vaan osa näiden sovellusten optioista tulee helposti tarpeettomiksi.

Pienissä ja keskisuurissa yhtiöissä tuleekin olemaan suurena haasteena se, ettei valita liian massiivista raportointityökalua. Työkalun tulee olla sopiva yhtiön nykyiseen ja lähitulevaisuuden kokoon sekä muihin yhtiön toimintaspesifeihin piirteisiin.

Työkalu voi mahdollistaa räätälöinnin ja eri prosessien integroinnin

Jotkut tarjoajat ovat vahvoilla sekä taloudellisen että ei-taloudellisen raportoinnin osa-alueilla. Tuolloin sovelluksen erillinen ESG-moduuli mahdollistaa yrityksille kestävyysraportoinnin mahdollisimman saumattoman integroinnin olemassa oleviin talousraportointiprosesseihin. Pienemmät toimijat eivät välttämättä tarvitse yhtä laajamittaista integrointiprosessia, ja valitsevat tuolloin manuaalisen datansiirron joihinkin kestävyysraportoinnin osiinsa.

Nykysovellukset tarjoavat melkeinpä ylitsevuotavasti erilaisia analytiikkatyökaluja ja mahdollistavat eri osien räätälöimistä yhtiöspesifeihin tarpeisiin. Kun lisäksi otetaan huomioon tekoälyn koko ajan vahvistuva hyödyntäminen ja uusi, vielä tulossa oleva säännöstö kestävyysraportointiin liittyen, on sovellusten päivitettävyys ja sen varmuus tärkeässä osassa, kun raportointisoftaa valitaan.

Taloudelliset resurssit ovat luonnollisesti rajoitteena sopivan työkalun valinnassa. Manuaaliset prosessit eivät kuitenkaan ole aina suoraan skaalattavissa, mikä on mielestäni yksi tärkeä seikka, joka puoltaa sovelluksen käyttöä kestävyysraportoinnissa. Tiedän, että monessa keskikokoisessa yhtiössä painitaan näiden asioiden kanssa manuaalisen tallennuksen ja tietojen koostamisen osalta. Perusmuotoa olevat taulukkolaskenta- ja tekstinkäsittelyohjelmistojen kaltaiset työkalut alkavat kuitenkin vääjäämättä jäädä jälkeen käytettävyydeltään tällaisessa tarkoituksessa. 

Aivan kaikkea ei kannata ottaa annettuna, kun lähtee valitsemaan kestävyysraportointityökalua. Läpi käymissäni demoissa on tullut vastaan esimerkiksi kestävyysraportointityökaluna esitelty sovellus, jossa kaksoisolennaisuusarviointi (DMA) oli vasta kehitysvaiheessa, eikä ollut aivan varmaa tietoa siitä, milloin tuo osa olisi valmiina käytettäväksi. Mm. tuollaisen puutteen havaitseminen hankintavaiheessa olisi ikävä yllätys sovelluksen aiotulle käyttäjälle.