Tilinpäätöksen rekisteröinti ajallaan osana yrityksen liiketoimintaa – Kuka, miten, milloin?

Rekisteröimällä tilinpäätöksen annetussa määräajassa yritys välttää rekisteröinnin laiminlyönnistä aiheutuvat seuraukset, joita ovat myöhästymismaksun määrääminen, tilinpäätöksen ilmoittamiseen velvoittaminen sakon uhalla sekä osakeyhtiön tai osuuskunnan asettaminen selvitystilaan tai poistaminen kaupparekisteristä. Rekisteröintivelvollisuuden laiminlyönnin seuraukset voivat näin ollen olla merkittävät. Siksi on keskeistä varmistaa, että rekisteröinti tehdään sille asetetun määräajan puitteissa. Edellä mainittuja myöhästymismaksuja ja niihin kohdistuneita muutoksia käsitellään tarkemmin tämän artikkelin lopussa. 

Tilinpäätöksen ajallaan rekisteröinnin lisäksi on tärkeää varmistaa, että yrityksen yhteys- sekä osoitetiedot ovat ajan tasalla yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ), sillä Patentti- ja rekisterihallitus lähettää mahdolliset kehotuskirjeet yritykselle YTJ:ssä olevilla osoite- ja yhteystiedoilla. Yrityksen voimassa olevat tiedot voi tarkistaa YTJ:stä. 

Kuka on velvoitettu rekisteröimään tilinpäätöksen?

Tilinpäätöksen rekisteröintivelvollisuus koskee seuraavia yhteisöjä:

• Osakeyhtiö
• Osuuskunta
• Säästöpankki
• Vakuutusyhdistys
• Hypoteekkiyhdistys
• Eurooppalainen taloudellinen etuyhtymä

Sen sijaan seuraavien yhteisöjen ei tarvitse rekisteröidä tilinpäätöstään kaupparekisteriin:

• Asunto-osakeyhtiö
• Asumisoikeusyhdistys
• Asunto-osuuskunta
• Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö

Henkilöyhtiö ei ole suoraan yhtiömuotonsa perusteella velvollinen rekisteröimään tilinpäätöstään kaupparekisteriin. Henkilöyhtiön osalta ilmoitusvelvollisuus perustuu yhtiömiehen yritysmuotoon sekä tarkemmin määriteltyihin rajoihin, jotka koskevat taseen loppusummaa, liikevaihtoa ja henkilöstön lukumäärää.

Yksityisen elinkeinoharjoittajan osalta tilinpäätöksen rekisteröintivelvollisuus määräytyy henkilöyhtiön tavoin liikevaihdon, taseen loppusumman sekä henkilöstön lukumäärän perusteella. 

Ulkomaisen yhteisön Suomessa rekisteröity sivuliike on velvollinen rekisteröimään tilinpäätöksensä kaupparekisteriin.

• Jos sivuliikkeen tilinpäätös on laadittu Euroopan Unionin säädösten mukaisesti tai vastaavalla tavalla, se tulee rekisteröidä sellaisenaan.
• Jos tilinpäätöstä ei ole laadittu EU-säädösten mukaisesti, tulee sivuliikkeen rekisteröidä Suomen lainsäädännön mukaisesti laadittu tilinpäätös. 

Miten ja kenen toimesta tilinpäätös rekisteröidään? 

Tilinpäätöksen rekisteröinti tapahtuu joko sähköisesti veroilmoituksen mukana, Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa tai verkkolomakkeella Ulkomaisen tunnistamistavan kautta tai vaihtoehtoisesti paperilomakkeella. Jos tilinpäätös rekisteröidään kaupparekisteriin paperilomakkeella, Patentti- ja rekisterihallitus veloittaa rekisteröinnistä 100 euroa. Sähköinen rekisteröinti on ilmoittajalle maksuton. Vuodesta 2026 alkaen kaikkien paitsi yksityisten elinkeinoharjoittajien, yhdistysten sekä säätiöiden tulee ilmoittaa tilinpäätöksensä kaupparekisteriin sähköisesti. 

Osakeyhtiön tilinpäätöksen ilmoituksen voi pääasiassa allekirjoittaa yhtiön toimitusjohtaja tai joku hallituksen jäsenistä. Yhtiö voi myös valtuuttaa toisen henkilön allekirjoittamaan tilinpäätöksen rekisteröinti-ilmoituksen. Jos yhteisö ilmoittaa lopputilityksen jälkeisen tilinpäätöksen kaupparekisteriin, voi selvitysmies allekirjoittaa rekisteröinti-ilmoituksen. 

Yksityinen elinkeinonharjoittaja allekirjoittaa itse tilinpäätöksen rekisteröinti-ilmoituksen tai vaihtoehtoisesti valtuuttaa toisen henkilön allekirjoittamaan rekisteröinti-ilmoituksen. Henkilöyhtiöiden osalta tilinpäätöksen voi rekisteröidä joku yhtiömiehistä tai, kun kyse on kommandiittiyhtiön tilinpäätöksen rekisteröinnistä, tilinpäätöksen voi rekisteröidä joku vastuunalaisista yhtiömiehistä.

Sivuliikkeen osalta tilinpäätöksen voi rekisteröidä sivuliikkeen edustaja tai toiminimenkirjoittaja. Lisäksi edellä mainitut voivat myös valtuuttaa toisen henkilön rekisteröimään sivuliikkeen tilinpäätöksen.  

Onkin tärkeä huomata, että prokura ei oikeuta tilinpäätöksen rekisteröimiseen. 

Milloin tilinpäätös on rekisteröitävä? 

Osakeyhtiön ja osuuskunnan tulee rekisteröidä tilinpäätös kaupparekisteriin, kun tilinpäätös on vahvistettu yhtiökokouksessa tai osuuskunnan kokouksessa, kuitenkin viimeistään kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. 

Henkilöyhtiön sekä yksityisen elinkeinoharjoittajan on rekisteröitävä tilinpäätöksensä kaupparekisteriin kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Kuuden kuukauden määräaika koskee lähtökohtaisesti myös sivuliikettä. Jos kuitenkin sivuliikkeen ulkomaisen elinkeinoharjoittajan kotivaltio kuuluu ETA-alueeseen ja kyseisen valtion lainsäädännössä sovelletaan yli kuuden kuukauden määräaikaa, sovelletaan kyseistä määräaikaa myös tilinpäätöksen rekisteröimiseen Suomessa. 

Myöhästymismaksut ja niiden ajankohtaiset muutokset 

Jos tilinpäätös rekisteröidään kaupparekisteriin myöhässä, PRH määrää siitä vielä tällä hetkellä 100 euron myöhästymismaksun. Uuden kaupparekisterilain mukaisia myöhästymismaksuja sovelletaan joulukuussa 2024 ja sen jälkeen päättyneisiin tilikausiin. 

Uudet myöhästymismaksut määräytyvät jatkossa myöhästymisen keston mukaan. Jos tilinpäätös on rekisteröity korkeintaan kaksi kuukautta myöhässä, määrätään myöhästymisestä 150 euron myöhästymismaksu. Jos tilinpäätöksen rekisteröinti on myöhästynyt kahdesta kuukaudesta neljään kuukauteen, määrätään myöhästymisestä 300 euron myöhästymismaksun. Jos taas tilinpäätös rekisteröidään yli neljä kuukautta myöhässä tai sitä ei ole rekisteröity ollenkaan, määrätään 600 euron myöhästymismaksu. Kaksinkertainen myöhästymismaksu määrätään tilanteissa, joissa tilinpäätöstä ei ole rekisteröity kahdelta tai useammalta peräkkäiseltä tilikaudelta tai kun kyseessä on julkinen osakeyhtiö tai eurooppayhtiö. 

Kuinka Grant Thornton voi auttaa tilinpäätöksen rekisteröinnissä?

Yrityksen tulee rekisteröidä tilinpäätöksensä ajallaan välttyäkseen myöhästymismaksuilta ja muilta rekisteröinnin laiminlyönnistä aiheutuvilta seurauksilta.

Grant Thornton Oy tarjoaa asiakkailleen tilinpäätöksen rekisteröintipalvelua, jossa huolehdimme rekisteröinnistä asiakkaan puolesta. Näin voitte keskittyä liiketoimintaanne ilman ylimääräistä hallinnollista kuormitusta.

Ota rohkeasti yhteyttä – autamme mielellämme keventämään yrityksenne hallinnollista taakkaa!

_{Käytetyt lähteet:} 

_{PRH - Tilinpäätökset - Osakeyhtiö ja osuuskunta}

_{PRH - Kaupparekisteri - Uusi kaupparekisterilaki}

_{PRH - Tilinpäätökset - Tilinpäätöstä ei ole laadittu EU:n säädösten mukaan (EU:n ulkopuoliset valtiot)}

_{PRH - Tilinpäätökset - Tilinpäätös EU:n säädösten mukaan}

_{PRH - Tilinpäätökset - Avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö}

_{PRH - Tilinpäätökset - Yksityinen elinkeinonharjoittaja}

_{PRH - Tilinpäätökset - Tilinpäätös myöhässä}

_{PRH - Tilinpäätökset}

_{Kaupparekisterilaki 564/2023}