Palkkatietojen raportointi muuttuu vuoden 2019 alussa

Tulorekisteri on sähköinen tietokanta, joka tulee sisältämään yksilöiden kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot. Tulorekisteri otetaan käyttöön vuoden 2019 alusta alkaen. Tulorekisterin käyttöönotto tulee muuttamaan palkanlaskentaan liittyvää ilmoitusmenettelyä. Lue asiantuntijamme vinkit, miten tulorekisterin käyttöönottoon kannattaa valmistautua.

Miksi tulorekisteri?

Tulorekisteri on yksi valtiovarainministeriön hankkeista digitalisoida julkisia palveluja. Tulorekisterin tarkoituksena on yksinkertaistaa työnantajien ilmoittamisvelvollisuuksia siten, että sähköisen tietokannan avulla työnantajat pystyvät jatkossa ilmoittamaan henkilöstönsä palkkatiedot yhdellä kertaa kaikille viranomaisille yksittäisten ilmoitusten sijaan.

Tulorekisterin tietoja käyttävät 1.1.2019 lähtien Verohallinto, Kela, työttömyysvakuutusrahasto sekä työeläkelaitokset ja Eläketurvakeskus. Vuotta myöhemmin käyttäjien määrä kasvaa ja mukaan tulevat TEMin hallinnonala, Tilastokeskus, Koulutusrahasto, vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat ja työsuojeluviranomainen. Viranomaiset tulevat saamaan tulorekisteristä vain sen tiedon, mitä he tarvitsevat ja mihin heillä on oikeus toimintaansa sovellettavan lainsäädännön perusteella. Työntekijät pääsevät myös itse tarkastelemaan omia palkkatietojaan tulorekisteristä reaaliaikaisesti.

Mikä palkkojen raportoinnissa muuttuu?

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin koskee kaikkia palkkojen maksajia heti 1.1.2019 alkaen. Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Ilmoittamisvelvollisuus koskee myös verovapaita ja veronalaisia kustannusten korvauksia.

Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset, jotka nykyisin annetaan Verohallinnolle ja eri vakuutuslaitoksille. Kaikki 1.1.2019 jälkeen maksetut suoritukset tulee ilmoittaa tulorekisteriin sähköisesti. Ilmoituksen määräaika on viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksusuorituksen jälkeen. Työnantajan antaa tulorekisteriin lähtökohtaisesti kaksi ilmoitusta: työntekijäkohtaisen palkkatietoilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen.

• Palkkatietoilmoituksella tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin työntekijäkohtaisesti tulolajeittain. Ilmoitusta koskee tietty vähimmäissisältö, mutta työnantaja voi halutessaan antaa jo ilmoitusvaiheessa täydentäviä tietoja, jotka saattavat myöhemmin vähentää eri viranomanomaisille annettavien selvitysten määrää. Rahapalkkojen ilmoitustapoja on kaksi: rahapalkkojen ilmoittaminen yhteissummana (ns. ilmoitustapa 1) tai rahapalkkojen ilmoittaminen eritellysti (ns. ilmoitustapa 2). Tietyt tulot, kuten luontoisedut ja kustannusten korvaukset, ilmoitetaan erikseen.
• Työnantajan erillisilmoituksella tiedot ilmoitetaan maksajakohtaisesti toisin kuin palkkatietoilmoituksella. Työnantajan erillisilmoituksella maksaja ilmoittaa muun muassa kohdekuukauden aikana maksamiensa palkkojen perusteella laskemansa työnantajan sairausvakuutusmaksun määrän.

Huomaa, että vuodelta 2018 palkat- ja muut ansiotulot ilmoitetaan vielä entiseen tapaan. Tulorekisteri ei myöskään poista palkkalaskelman laatimisvelvollisuutta.

Miten valmistautua tulorekisterin käyttöönottoon?

Tulorekisteri vaatii palkkajärjestelmän muutoksia ja muutokset tulee tehdä vuoden 2018 aikana. Tulorekisterin ilmoittamiskeinoja on kaksi: tekninen rajapinta tai sähköinen asiointipalvelu. Paperi-ilmoittaminen on mahdollista ainoastaan erityisestä syystä ja soveltuukin siksi ainoastaan joidenkin ulkomaisten yhteisöjen tapauksessa. Suositeltava ilmoittamistapa on teknisen rajapinnan avulla. Tekninen rajapinta luo palkanlaskentajärjestelmän ja tulorekisterin välille sähköisen yhteyden, jota pitkin palkkatiedot saadaan siirtymään suoraan palkanlaskentajärjestelmästä tulorekisteriin ilman, että ilmoittajan tarvitsee siirtyä erilliseen sähköiseen asiointipalveluun.

Tulorekisterin käyttöönottoon kannattaa valmistua hyvissä ajoin. Mikäli yrityksessänne on käytössä palkkajärjestelmä, on hyvä varmistaa järjestelmän toimittajalta tarvittavista päivityksistä palkkatietojärjestelmään. Jos yrityksenne palkkahallinto on ulkoistettu, huolehtikaa että tarvittavat valtuudet ilmoittamista varten ovat kunnossa.

Näillä vinkeillä pääset alkuun tulorekisterin käyttöönotossa:

• Ota yhteyttä palkkahallinto-ohjelman tarjoajaan ja varmista teknisen rajapinnan käyttömahdollisuus.
• Hae varmenne teknisen rajapinnan käyttöä varten, varmista tarvittavat valtuudet. Varmennetta voi hakea 1.11.2018 alkaen.
• Sähköistä asiointipalvelua käyttäessä huomaa, että tunnistautuminen ja valtuuttaminen tapahtuu tulorekisterin osalta Suomi.fi-tunnistuksella (ei katso-tunnisteella). Valtuuttaminen Suomi.fi-palvelussa on mahdollista 1.8.2018 alkaen.
• Valitse, mitä tulorekisterin ilmoittamistapaa käytätte sekä annatteko palkkatietoilmoituksella pakollisten tietojen lisäksi vapaaehtoisia täsmentäviä tietoja.
• Pohdi, onko yrityksenne palkkojen ja muiden suoritusten (esim. kustannusten korvaukset) maksuja tarvetta yhtenäistää, jotta tiedot saadaan ilmoitettua tulorekisteriin viimeistään viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen.

Tiesitkö, että voit ulkoistaa yrityksesi palkkahallinnon Grant Thorntonille? Tarjoamme yrityksesi tarpeisiin räätälöityjä palkka- ja taloushallinnon ulkoistamispalveluita. Asiantuntijamme neuvovat myös palkkojen ja muiden suoritusten raportointiin liittyvissä kysymyksissä.